Chefssekreterare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Är du serviceinriktad och kan hantera många bollar i luften? Ligger du alltid steget före och tar initiativ till att utveckla ditt arbete? Vi söker nu en chefssekreterare till verksamhetsområdet Barnmorskemottagningar och gynekologi inom Regionhälsan i Göteborg. I denna roll kommer du att vara ett administrativt stöd till regionområdeschefen och områdescheferna, samt ha en samordnande funktion i det strategiska och operativa arbetet inom verksamhetsområdet.

Om oss

Regionområdet Barnmorskemottagningar och gynekologi är en del av Regionhälsan och omfattar 67 mottagningar spridda över hela Västra Götalandsregionen. Verksamheten leds av en regionområdeschef tillsammans med tre områdeschefer, med stöd av en stab, enhetschefer, verksamhetsutvecklare och andra nyckelfunktioner. Tillsammans arbetar vi för att utveckla och förbättra vården för kvinnor i hela regionen.

Om arbetet

Som chefssekreterare är du ett administrativt stöd till regionområdeschefen och tre områdeschefer inom verksamhetsområdet Barnmorskemottagningar och gynekologi. Du har en viktig roll i att skapa struktur, bidra till att det dagliga arbetet flyter på samt vara delaktig i utvecklingen av ledningsgruppens arbete.

Du kommer att ha ett nära samarbete med befintligt verksamhetsstöd, vilket innebär att du samordnar, följer upp samt säkerställer att information och processer når rätt personer i rätt tid. Du ansvarar för delar av dokument- och fakturahantering.  Att ständigt förbättra de administrativa rutinerna är en viktig del av uppdraget.

I dina arbetsuppgifter ingår det att närvara och föra anteckningar vid såväl interna som externa möten. Hantering av kalenderadministration, möteskoordinering, resebokningar, dokumenthantering och diarieföring, posthantering och systemstöd. I ditt ansvar ingår det att skapa och upprätthålla olika typer av dokument och presentationer. Samla in data, sammanställa rapporter samt följa upp planer och aktiviteter. Hantering av fakturor, tidrapporter, resekostnader med mera. I rollen ingår det även en allmän ärendehantering och diarieföring.

Om dig

Du som söker har en eftergymnasial utbildning inom relevant område, exempelvis i vårddokumentation eller inom administration. Du har några års erfarenhet av administrativt arbete. Som person är du nyfiken, nytänkande och har ett intresse för digitalisering och IT-frågor. Vi ser det som meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i en serviceorienterad roll, exempelvis som administrativ assistent.

Eftersom det i tjänsten ingår att föra mötesanteckningar och fackliga protokoll, så ser vi att du kan uttrycka dig väl i tal och skrift samt är van vid att presentera inför större grupper. Du behöver ha goda kunskaper i Office-paketet och digitaliserade arbetssätt samt kunskap kring dokumenthantering. Det är en fördel om du har en vana av SOFIA SharePoint.

För att trivas i rollen behöver du vara självständig, van att driva processer framåt och vara lösningsorienterad. Du är noggrann i ditt arbetssätt och har förmågan att prioritera, strukturera och planera ditt arbete väl.

Då arbetet innefattar nära dialog med olika medarbetare i organisationen besitter du en god kommunikativ förmåga och vågar ta initiativ i dessa sammanhang. Du är alltid tydlig och transparent, är ansvarsfull och håller vad som lovas. Du har en god samarbetsförmåga samt agerar professionellt och är affärsmässig i alla lägen.

Vi vill att du lever upp till Regionhälsans kärnvärden som är tillit, engagemang och kvalitet.

Övrigt

Urval sker löpande och intervjuer kommer att hållas på Regionens Hus i Göteborg.

Varmt välkommen med din ansökan!