Driven Chefsassistent på ledningsnivå - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vill du vara en del av en verksamhet som är en förutsättning för att samhället ska fungera? Vill du vara med och göra hållbart resande till norm? Nu söker vi en Chefsassistent till vår avdelning Administrativ Service.

Administrativ Service ansvarar för våra egna kontor och stöttar internt med olika administrativa uppgifter och tjänster. I den här rollen som Chefsassistent kommer du att arbeta nära vår VD-assistent/Styrelsesekreterare och vår ledning i vardagen. 

Västtrafik ansvarar för kollektivtrafiken i Västra Götaland. Varje dag reser 410 000 personer med oss. Det är ett uppdrag som är viktigt i det stora och det lilla, för varje enskild resenär och för att vår region ska utvecklas. Västtrafik ägs av Västra Götalandsregionen.

Rollen

Rollen som Chefsassistent är ny och kommer att stötta delar av Västtrafiks ledning med sedvanliga administrativa arbetsuppgifter som en assistent på ledningsnivå utför såsom mötes- och resebokningar, fakturahantering, diverse beställningar, samt bistå med att ta mötesanteckningar vid behov. Att hantera och redigera handlingar och skrivelser samt svara på kundsynpunkter är också arbetsuppgifter som förekommer. Du kommer även att arbeta nära vår VD-assistent/Styrelsesekreterare och avlasta den rollen vid behov samtidigt som ni tillsammans utarbetar arbetssätt och processer för ett effektivt samarbete rollerna emellan. En del i arbetet utgörs av att hitta sätt att säkerställa ett kontinuerligt stöd till såväl ledningen som styrelsen. Vissa tjänsteresor kan förekomma under året.

Västtrafik som arbetsplats

Vi är många som jobbar på Västtrafik, med olika bakgrund och kompetens. Gemensamt har vi ett stort engagemang och en gemensam vision - en framtid där hållbart resande är norm. Det händer alltid mycket hos oss. Vi växer och utvecklas i samklang med vad våra resenärer och vad samhället kräver av oss. Vi är nyfikna och vårt arbete präglas av ständig förändring. Samtidigt har vi en arbetsplats med möjlighet till utveckling och fördjupning som erbjuder trygghet, stabilitet och goda förmåner.

Vem är du?

Vi vet att olikheter berikar oss och gör oss bättre. Västtrafiks medarbetare är olika - alla behövs. Vill du vara med och utveckla det hållbara resandet i Västra Götaland? Då tror vi att du passar hos oss.

För att trivas och göra ett bra jobb i den här rollen tror vi att du har flerårig erfarenhet av att ha arbetat i assisterade roller på ledningsnivå, antingen i det offentliga eller i ett privat storbolag. Har du dessutom förståelse för Västra Götalandsregionen och dess politiska styre är det positivt, men inget krav. Du är väl insatt i en ledningspersons vardag och utmaningar, och tycker om att underlätta för hen i vardagen, samt har en hög medvetenhet kring den integritet som en roll som denna behöver ha.

Som person ser vi att du behöver vara noggrann, ordningsam, nyfiken, stresstålig och tycka om att arbeta både såväl i team som självständigt. Som bolag arbetar vi såväl tvärfunktionellt som med vår interna digitalisering så att du ser det som positivt är en självklarhet. Du tycker om att ge god service och förbättringsarbete är något du uppskattar. Du är van att uttrycka dig korrekt på svenska och engelska, i både tal och skrift.

Kvalifikationer

Du behöver ha minst 3-årig allmän gymnasieutbildning, dokumenterad erfarenhet av att ha assisterat på ledningsnivå i en politisk styrd organisation eller bolag, alternativt privat storbolag. Goda kunskaper i Office-paketet och vid behov även kunna ta fram presentationsmaterial. Vana att sammanställa, justera och redigera olika texter, vana av dokumenthantering, samt ha B-körkort.

Erfarenhet av att ha assisterat i styrelsearbete eller liknande är önskvärt, kunskap/förståelse om regionen och dess politiska styre är önskvärt. Vana av SharePoint eller liknande dokumenthanteringssystem är önskvärt.

Villkor och ansökan

Vi vill skapa de bästa förutsättningarna för ett hållbart arbetsliv för våra medarbetare. Vi möjliggör ett flexibelt arbetsliv.

Tjänsten kan komma att placeras i säkerhetsklass.

Skicka din ansökan med cv och personligt brev senast den 2023-03-19. Observera att vi har löpande urval för den här tjänsten. Har du frågor är du välkommen att kontakta avdelningschef Viveca Kuylenstierna på viveca.kuylenstierna@vasttrafik.se eller 0700-89 99 14.

Välkommen till en attraktiv arbetsgivare!