Verksamhetsassistent till verksamhetsområde Akutsjukvård - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Verksamhetsområde Akutsjukvård innefattar akutmottagningarna, ambulanssjukvården och bårhusen på Alingsås lasarett och Kungälvs sjukhus samt en bemanningspool vid Alingsås lasarett. Verksamheten har ca 300 medarbetare. Verksamhetsledningen består i nuläget av tio chefer, stabsfunktioner inom HR, ekonomi och verksamhetsutveckling.

Din roll
I din roll som verksamhetsassistent får du arbeta i en omväxlande och stimulerande roll där ingen dag är den andra lik. Du handlägger ärenden självständigt och du arbetar och planerar de administrativa uppgifterna inom verksamheten. Du är en viktig del av verksamheten och är en självklar del i vår ledningsgrupp, en grupp med god stämning och korta beslutsvägar. Din närmsta chef är verksamhetschefen som du stöttar och bistår i det dagliga arbetet genom att arbeta proaktivt och ligga steget före i det administrativa arbetet. Du kommer också arbeta med support i olika riktningar och till olika chef- och medarbetargrupper beroende på aktuellt behov. Du har en viktig roll i vår kommunikation såväl internt som externt.

Arbetsuppgifter
Arbetet som verksamhetsassistent är ett omväxlande arbete. Du kommer att ha ett nära samarbete med, och vara ett administrativt stöd, åt såväl verksamhetschefen som övriga i verksamhetens ledningsgrupp. I dina arbetsuppgifter ingår bland annat:

• att självständigt handlägga ärenden på uppdrag av verksamhetschefen
• att vara sekreterare i ledningsgrupp, lokal MBL- och Skyddskommitté och i andra möten inom verksamhetsområdet
• att bistå verksamhetschefen med underlag för utredningar, rapporter och statistik samt presentationsmaterial, fakturahantering och personaladministration
• att vara verksamhetsområdets arkivredogörare vari ingår hantering av diariet och att svara på frågor kring dokumenthantering
• att vara verksamhetsområdets dataskyddskontakt
• att ansvara för verksamhetsområdets arbete med styrande och stödjande dokument
• att fortsätta bygga upp och uppdatera verksamhetens intranät
• att bistå övriga i ledningsgruppen med administrativa uppgifter

Du kommer också att få särskilda ansvarsområden kopplade till just din specifika kompetens och profil.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning som bedöms likvärdig. Du ska ha erfarenhet av administrativt arbete, gärna från offentlig verksamhet. Du är van datoranvändare med erfarenhet av olika system och applikationer som tex personaladministrativa systemet Heroma och fakturasystemet Raindance/Marknadsplatsen, gärna även diariesystemet Public 360 och SharePoint och du har grundläggande kunskaper om allmänna handlingar.

För att passa i rollen tror vi att du är van vid att arbeta självständigt, samtidigt som du har förmåga att se helheten. Du är strukturerad och har god organisatorisk förmåga och du arbetar serviceinriktat. Du kan planera i förväg samtidigt som du kan tänka om och hitta andra lösningar när det behövs. Du har självklart god IT-vana och trivs med att arbeta framåtriktat i ett högt tempo. Det är viktigt att du trivs med att ha många kontakter och kan ge ett gott bemötande.

Stor vikt läggs vid dina personliga egenskaper, där förändringsbenägenhet, god kommunikation, samarbetsförmåga och flexibilitet är viktiga inslag.

Övrigt
Urval och intervjuer sker löpande.

Välkommen med din ansökan!