Verksamhetsassistent till Diagnostik och service - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Verksamhetsområde Diagnostik och service har cirka 180 medarbetare och innefattar Radiologi, Medicinsk teknik och Sjukvårdsapoteket VGR SV. Radiologi förser sjukhusets kliniker och vårdcentraler i vårt närområde med diagnostisk service. Medicinsk teknik förser förvaltningen och Närhälsan i vårt närområde med medicinteknisk service. Sjukvårdsapoteket VGR SV ansvarar för förvaltningens läkemedelsförsörjning och andra läkemedelsfrågor.

Diagnostik och service kännetecknas av en hög kompetens, en god servicekänsla och en härlig gemenskap. Hos oss tror vi på att vi når längst om vi arbetar tillsammans, litar på varandra och har fokus på dem vi är till för. Vi är måna om att alla skall känna sin viktiga del i helheten, att alla är med och påverkar samt utvecklas i sitt arbete.  Nu söker vi dig som vill bli en viktig del av vår helhet och hjälpa oss att nå ännu högre.  

Din roll och dina arbetsuppgifter
I din roll som verksamhetsassistent får du arbeta i en omväxlande och stimulerande roll där ingen dag är den andra lik. Du är en viktig del av verksamheten och har en självklar del i vår ledningsgrupp, en grupp med god stämning och korta beslutsvägar. Din närmsta chef är verksamhetschefen som du stöttar och bistår i det dagliga arbetet genom att arbeta proaktivt och ligga steget före i det administrativa arbetet. Du kommer också arbeta med support i olika riktningar och till olika chef- och medarbetargrupper beroende på aktuellt behov. Du har en viktig roll i vår kommunikation såväl internt som externt. I dina arbetsuppgifter ingår bland annat:

• att självständigt handlägga och följa upp ärenden på uppdrag av verksamhetschefen
• arbete med mötesförberedelser, uppföljningar, kallelser och mötes- samt protokollskrivning. Sekreterare för verksamhetens ledningsgruppsmöten, MBL- och skyddskommitté men även vid behov andra möten lokalt och regionalt
• att bistå verksamhetschefen med underlag för utredningar, rapporter, statistik och presentationsmaterial samt omvärldsbevaka för verksamhetsområdet
• att arbeta med fakturahantering och viss personaladministration
• att vara verksamhetsområdets arkivredogörare där kunskap om allmänna handlingar och hantering av diarieärenden samt dokumenthantering ingår. Du ingår i förvaltningens arkivorganisation.
• att hantera mail från förvaltningens funktionsbrevlåda som vidarebefordrats till verksamhetsområdet för vidare handläggning.
• att ansvara för verksamhetsområdets arbete med styrande och stödjande dokument
• att vara mottagare av information gällande administrativa system
• att vara webbredaktör för verksamhetens intranät och ingå i förvaltningens webbgrupp.

Du kommer också att få möjlighet till särskilda ansvarsområden kopplade till just din specifika kompetens och profil.

Känner du igen dig?
Du har en eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning som bedöms likvärdig. Du har lång erfarenhet av administrativt arbete, gärna från offentlig verksamhet och gärna i en tidigare roll som verksamhetsassistent. Du är van datoranvändare med erfarenhet av olika system och applikationer som tex personaladministrativa systemet Heroma och fakturasystemet Raindance/Marknadsplatsen, gärna även diariesystemet Public360 och SharePoint och har grundläggande kunskaper om allmänna handlingar.

För att passa i rollen tror vi att du har förmåga att se helheten och är van att arbeta självständigt. Du är strukturerad och har god organisatorisk förmåga samt arbetar serviceinriktat. Du kan planera i förväg samtidigt som du kan tänka om och hitta andra lösningar när det behövs.  

Vi letar efter dig som är proaktiv, samarbetsorienterad och trygg i din yrkesprofession. Du är lyhörd och generös med att dela med dig av din kunskap. Du tar initiativ, är engagerad och noggrann. Det är viktigt att du har en god kommunikativ förmåga i såväl tal som skrift. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Vi söker medarbetare som kompletterar vårt lag!

Övrigt
Placering i Kungälv, Alingsås, Frölunda eller Angered kan diskuteras.

Frågor
Vid frågor kan kontakt tas med:
Hanne Wallström, t f verksamhetschef, 076-9402543, hanne.wallstrom@vgregion.se (vecka 26 och vecka 30).
Sofi Andersson, HR-specialist, 072-2092484, eva-sofi.andersson@vgregion.se (vecka 28-29).

Varmt välkommen med din ansökan!