Verksamhetsassistent till AnOpIva - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Verksamhetsområde Anestesi operation och intensivvård ansvarar för dygnetruntvård vid Operations- och intensivvårdsavdelningarna på Alingsås lasarett och Kungälvs sjukhus samt den dagkirurgiska verksamheten på Angereds Närsjukhus och Frölunda specialistsjukhus. Verksamhetsledningen består av ett 15-tal chefer samt verksamhetsutvecklare, HR-specialist och Ekonomistöd. Tillsammans är vi ca: 400 medarbetare inom verksamhetsområdet.

Som verksamhetsassistent ingår du i verksamhetens ledningsgrupp. Du handlägger ärenden självständigt och du arbetar och planerar de administrativa uppgifterna inom verksamheten. Du stöttar och bistår verksamhetschefen i det dagliga arbetet genom att arbeta proaktivt och ligga steget före i det administrativa arbetet.

Din roll
Våra medarbetare inom AnOpIva kännetecknas av hög medicinsk kompetens och vi ansvarar för centrala verksamheter inom förvaltningen. Du ingår som en viktig del i vår verksamhetsledning och bidrar till att vi kan bibehålla och utveckla vår roll. Du kommer, utöver att utgöra verksamhetschefens administrativa stöd, att arbeta med support i olika riktningar och till olika chef- och medarbetargrupper beroende på aktuellt behov. Du förväntas bidra till att vi kan fortsätta utveckla samverkan mellan olika verksamhetsområden inom Sjukhusen i väster men också på regional nivå.

Arbetsuppgifter
Arbetet som verksamhetsassistent är ett omväxlande arbete. Du kommer att ha ett nära samarbete med, och vara ett administrativt stöd, åt såväl verksamhetschefen som övriga i verksamhetens ledningsgrupp. I dina arbetsuppgifter ingår bland annat:

• att självständigt handlägga ärenden på uppdrag av verksamhetschefen
• att vara sekreterare i ledningsgrupp, lokal MBL- och Skyddskommitté och andra möten inom verksamhetsområdet
• att bistå verksamhetschefen med underlag för utredningar, rapporter och statistik samt presentationsmaterial, fakturahantering och personaladministration
• att vara verksamhetsområdets arkivredogörare där hantering av diariet och svara på frågor kring dokumenthantering
• att ansvara för verksamhetsområdets arbete med styrande och stödjande dokument
• att fortsätta bygga upp och uppdatera verksamhetens intranät
• att bistå verksamhetsutvecklare och övriga ledningsgruppen med administrativa uppgifter

Du kommer också att få särskilda ansvarsområden kopplade till just din specifika kompetens och profil. Verksamhetschefen är din närmaste chef och du ingår i verksamhetsområdets ledningsgrupp.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning som bedöms likvärdig. Du ska ha erfarenhet av administrativt arbete, gärna från offentlig verksamhet. Du är van datoranvändare med erfarenhet av olika system och applikationer som tex personaladministrativa systemet Heroma och fakturasystemet Raindance/Marknadsplatsen, gärna även diariesystemet Public 360 och SharePoint och har grundläggande kunskaper om allmänna handlingar.

För att passa i rollen tror vi att du har förmåga att se helheten och är van att arbeta självständigt. Du är strukturerad och har god organisatorisk förmåga samt arbetar serviceinriktat. Du kan planera i förväg samtidigt som du kan tänka om och hitta andra lösningar när det behövs. Du har självklart god IT-vana och trivs med att arbeta framåtriktat i ett högt tempo. Det är viktigt att du trivs med att ha många kontakter och kan ge ett gott bemötande.

Stor vikt läggs vid dina personliga egenskaper, där förändringsbenägenhet, god kommunikation, samarbetsförmåga och flexibilitet är viktiga inslag.

Övrigt
Urval och intervjuer sker löpande.