Verksamhetsassistent till Verksamhet Läkemedel - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om verksamheten

Verksamhet Läkemedel på Sahlgrenska Universitetssjukhuset (SU) består av Sjukhusapoteket VGR/SU inklusive dosapoteket, Klinisk farmakologi, Vårdfarmaci samt forskningsenheten Kliniskt farmakologiskt laboratorium. Dessa enheter leds av enhetschefer. Strategiska rådet för läkemedelsfrågor ingår också i verksamheten.
Vi ger expertstöd till vårdverksamheter och beslutsfattare i VGR i olika läkemedelsfrågor och har även nationella uppdrag. I verksamheten arbetar främst receptarier, apotekare, kliniska farmakologer och läkemedelsassistenter.

Tillsammans är vi cirka 120 medarbetare.

Om tjänsten

Som verksamhetsassistent inom Verksamhet Läkemedel arbetar du på en verksamhetsövergripande nivå och erbjuds en tjänst med omväxlande och stimulerande administrationsuppgifter inom ekonomi, personal och allmän verksamhetsstyrning. Du arbetar hela tiden i ett nära samarbete med verksamhetschefen och med övriga inom ledningsgruppen på Verksamhet Läkemedel. Du medverkar med att skapa rutiner/riktlinjer samt är med och planerar framåt för ledningsgrupp och verksamheten. Du rapporterar direkt till verksamhetschef.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat:

• vara administrativt sekreterarstöd åt verksamhetschef
• vara sekreterare i olika forum på ledningsgruppsnivå
• vara lokal IT-administratör och arbeta i flera olika IT-verktyg inklusive utföra IT-beställningar och behörigheter
• fakturering
• bariumadministration
• samordning av introduktion av nyanställda 
• heromarapportör, det vill säga hantering av datasystem för lön och arbetstid
• avtalshantering
• dokumenthantering i form av diarieföring, ärendehantering och lagring/arkivering inom verksamhetsområdet
• administrativt stöd vid budgetarbete och ekonomiuppföljning
• administrativt stöd till verksamhetens kvalitetssystem
• diverse beställningar, till exempel i Marknadsplatsen
• administration av vår hemsida och sociala medier
• arbeta i och utveckla rutiner för SharePoint
• samordning och bokning av resor, hotell och konferenser
• vi ser gärna att du blir miljöombud för verksamheten.

Kvalifikationer

Vi söker dig med administrativ utbildning, helst akademisk, och som har flerårig erfarenhet inom administration som arbetsgivaren bedömer vara lämplig för tjänsten. Vi vill att du har en dokumenterat god förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift. Det är meriterande om du har arbetat i diarieföringssystemet Public 360 samt personalhanteringssystemet Heroma. Eftersom arbetet i Heroma innebär hantering av uppgifter för lön och arbetstid, förutsätter vi att du har stor personlig integritet. Vidare känner du dig trygg och navigerar snabbt i digitala miljöer. Har du kunskap om kollektivavtalet Allmänna bestämmelser ses det som meriterande.

Som person är det viktigt att du är självgående, prestigelös och har stort engagemang för ditt arbete. Viktigt i rollen som verksamhetsassistent är att du är strukturerad samt lyhörd för de behov verksamhetschef och enhetscheferna på verksamheten har. Du kommer att behöva ta egna initiativ och jobba proaktivt.

För att trivas i rollen och uppnå goda resultat är det viktigt att du har hög social kompetens, ett strukturerat arbetssätt, god kommunikativ förmåga, stor ansvarskänsla och lojalitet samt god samarbetsförmåga och engagemang i ditt arbete. Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper som är viktiga för denna tjänst.

Välkommen med din ansökan!