Konferenskoordinator - vikariat - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Skillnaden startar med oss. Våra medarbetare är Västra Götalandsregionens blodomlopp och skapar förutsättningarna för att vård och samhälle fungerar. Konsulttjänster är en verksamhet inom Regionservice på ca 80 medarbetare som levererar konsulttjänster inom hela Västra Götalandsregionen.

Vi erbjuder till exempel projekt- och förändringsledare, verksamhetskonsulter, administrativa koordinatorer och specialistroller och koordinering inom event och möten.

Vi förstärker nu vårt team på Event och Mötesservice med en konferenskoordinator för fysiska, digitala och hybrida möten och event.

Hos oss gör du skillnad 

Regionservice fyller en viktig roll att stödja och avlasta verksamheterna och möjliggör ett effektivt användande av våra gemensamma resurser. Som medarbetare hos oss bidrar du till att bygga Västra Götalandsregionen som varumärke, för både invånare och medarbetare, samt bidrar med viktig kompetens för effektiva och kvalitativa möten som behöver specialistkompetens kring planering, koordinering, administration, teknik och produktion.

Vi erbjuder dig en utvecklande och flexibel roll i ett fantastiskt team, där du kommer att få jobba med uppdrag inom våra olika förvaltningar och bolag rörande deras event och möten. Rollen innebär både självständigt arbete och att vara en god teamspelare, där du bidrar med ditt engagemang och kompetens.

• Planering och koordinering av mindre och stora event och möten där Västra Götalandsregionen står som värd. Ex; mötescoaching före, under och efter eventet, koordinering mellan intressenter, budget och uppföljning 
• Administration; till exempel program, inbjudan, bokning av resurser, registreringslänk och mötesapp, fakturering, information och utvärdering 
• Stöd under genomförande; registrering och information på plats till deltagare, talare och arrangör 

Vanligtvis är arbetstiden förlagd till dagtid under måndag – fredag, men kvälls- och helgarbete kan förekomma.

För att ge god service i rollen som konferenskoordinator behöver du:

• ha god förmåga att planera och organisera ditt arbete mot uppställda mål
• vara serviceinriktad, flexibel och proaktiv samt ha förmåga att arbeta självständigt och i team
• ha lätt för att skapa nya kontakter samt ha en kreativ och lösningsorienterad inställning 
• vara noggrann, ansvarstagande och kunna driva sitt arbete framåt 

Du har minst gymnasieutbildning som är relevant för uppgifterna och minst två års erfarenhet från liknande arbetsuppgifter. Vidare har du mycket goda kunskaper i Microsoft 365. 

Du har även mycket god förmåga att kommunicera i tal och skrift både på svenska och engelska. 

Eftergymnasial utbildning med inriktning konferens/event är meriterande. Kunskap om Västra Götalandsregionens organisation, uppdrag, specifika system med mera är även det meriterande. 

Det är även meriterande att du har kunskaper i konferens-/eventrelaterade program t.ex. Trippus samt grundläggande kunskaper i digitala produktioner och plattformar så som Teams och Teams live event.

Eftersom vi är en organisation med stor geografisk spridning ingår visst resande inom Västra Götaland. Resor sker enligt vår policy i första hand med buss, spårvagn och tåg men i vissa fall med bil och därav är det en fördel att du har B-körkort.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Övrigt

Tjänsten är ett vikariat som planeras från maj 2022 till och med december 2023 med mycket goda möjligheter till förlängning. 

Vi ser fram emot din ansökan!