Verksamhetsassistent till Gothia Forum - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Gothia Forum är en verksamhet placerad på Sahlgrenska Universitetssjukhuset som har uppdraget att stärka klinisk forskning i Västra Götaland och därigenom bidra till bättre vård och behandling av patienter. Verksamheten utgör en viktig del i Västra Götalandsregionens satsning inom Life Science. Vår vision är att göra Västra Götaland till en attraktiv region för högkvalitativ klinisk forskning och bidra till Sverige som ett ledande forskningsland. Läs mer om Gothia Forum på https://www.gothiaforum.com/. Gothia Forum har idag knappt 60 personer anställda med varierande bakgrund och arbetsuppgifter, såsom forskare, projektledare, kommunikatörer, jurist, hälsoekonom, medicinsk rådgivare, monitorer, data manager, administratörer samt klinisk personal (sjuksköterskor, biomedicinska analytiker undersköterskor och läkare).

Om tjänsten

I rollen som verksamhetsassistent kommer du att vara en viktig och central resurs på Gothia Forum. Du erbjuds en tjänst med omväxlande administrationsuppgifter inom till exempel verksamhetsstyrning, ekonomi, samt personal.

Du deltar i både verksamhetens ledningsgrupp samt lokal samverkansgrupp med de fackliga organisationerna. Som verksamhetsassistent arbetar du på en verksamhetsövergripande nivå och här finns möjlighet för dig som är initiativtagande och utvecklingsinriktad att få ett varierat och spännande arbete.

I dina arbetsuppgifter ingår exempelvis:

• Administrativt sekreterarstöd åt verksamhetschef.
• Sekreterarfunktion i samband med olika möten på ledningsnivå (protokoll och minnesanteckningar).
• Arbete i flera olika IT-verktyg inklusive utföra IT-beställningar.
• Vara lokal IT administratör.
• Samordning av introduktion av nyanställda.
• Heromarapportör, det vill säga hantering av datasystem för lön och arbetstid.
• Dokumenthantering i form av diarieföring, ärendehantering och lagring/arkivering inom verksamhetsområdet.
• Administrativt stöd till verksamhetens kvalitetssystem.
• Arbeta i och utveckla rutiner för SharePoint.
• Samordning och bokning av resor, hotell och konferenser.

Du förväntas ta egna initiativ och jobba proaktivt. Du rapporterar direkt till verksamhetschef.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har lägst gymnasieutbildning samt flera års erfarenhet av att arbeta inom offentlig eller privat verksamhet som assistent eller motsvarande. Du är van vid att hantera Officepaketet som en naturlig del av ditt arbete och det är en fördel om du har erfarenhet av att arbeta i system som till exempel Heroma, Plan & Styr (digitalt system för målstyrning), etcetera. Då kommunikation och dokumentation är en stor del i ditt arbete krävs att du kan uttrycka dig väl på svenska och engelska i tal och skrift.

För att trivas i rollen är det viktigt att du är lösningsfokuserad, strukturerad och serviceinriktad. Du tar stort eget ansvar och levererar i tid och med hög kvalitet.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Varmt välkommen med din ansökan!