Administrativ assistent - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Förvaltningen Fastighet stöd och service inom Västra Götalandsregionen ansvarar för fastighetsförvaltning, projektledning, underhåll och drift av lokaler samt flera administrativa stöd- och servicetjänster för regionens alla verksamheter. Vi vill arbeta nära dem vi stödjer för vi tror att tillsammans kan vi göra skillnad. Med öppenhet och fokus på utveckling och samarbete verkar vi för ett gott liv i Västra Götalandsregionen.

Område Löneservice ansvarar för att betala ut lön till hela Västra Götalandsregionens alla anställda. Vi är drygt 110 medarbetare inom fem enheter som arbetar med allt inom lönehanteringsprocessen, pensionsadministration och Systemförvaltning av HR-applikationer. Vi finns på tre orter inom VGR, Vänersborg, Mölndal och Skövde. Nu söker vi en Administrativ assistent till vår konsultverksamhet Heromaservice med placeringsort i antingen Mölndal eller Vänersborg.

Arbetsuppgifter

Heromaservice är en enhet som säljer administrativ avlastning i  personalsystemet Heroma för chefer och medarbetare till våra kunder, tillika verksamheter, inom Västra Götalandsregionen och är en intern konsultverksamhet.

Som administrativ assistent (Heromarapportör) är du del av ett team om 7 personer vars uppdrag är att stötta chefer och medarbetare i lönesystemet Heroma. Vanligt förekommande arbetsuppgifter som administrativ assistent är:

• Daglig support både i telefon samt e-post
• Administrativa arbetsuppgifter så som hantering av avvikelser, frånvaroregistrering, lägga upp scheman, bemanning, jourer och beredskap utifrån underlag från kunden. Du sänder ut påminnelser och tar vid behov fram rapporter
• Delta på kundmöten och även träffa potentiellt nya kunder för att berätta om vår tjänst
• Ha kontakt med övriga stödfunktioner och fungerar som en länk mellan medarbetare, chef, Löneservice och HR.
  
  

Kvalifikationer

Vi söker dig som har minst gymnasial utbildning inom administration, ekonomi eller motsvarande, vidareutbildning inom lön är meriterande.

Du har god kännedom om lagar och avtal som styr löneutbetalning och har tidigare erfarenhet av att arbeta i Heroma vilket är ett absolut krav.

I och med att du har många kontaktytor och arbetet ställer krav på självständighet ser vi att du har god samarbetsförmåga, initiativkraft och förmåga att organisera ditt arbete.

För att vara en del av den digitala omvandlingen har du med dig grundläggande färdigheter och kan använda digitala verktyg och tjänster. Du kan söka information, kommunicera, interagera digitalt, är riskmedveten och har mod och motivation att delta i utvecklingen för att lära nytt.

Du kommunicerar väl på svenska i både tal och skrift.

För att trivas i rollen som administrativ assistent behöver du vara serviceminded och ha ett gott bemötande till våra kunder och kollegor. Du ska tycka om att klura och lösa problem som uppstår och ha en drivkraft och lösningsfokuserat arbetssätt. Förstå helheten och kunna se detaljer då vi arbetar med mycket siffor och datahantering varje dag. Förmågan att jobba i ett team är viktigt, du är en del av en helhet där öppenhet och transparens i ditt arbete är viktigt för att teamet ska fungera.

Rekryteringsprocessen

Intervjuer kommer att ske löpande under ansökningsperioden, vänta inte med att söka.

Vi ser fram emot din ansökan!