Verksamhetsassistent/Dokumentsamordnare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning
Vårdadministration Sjukhusen i väster arbetar med att ge en god och professionell service till alla våra verksamheter i Sjukhusen i väster. Vi är en nystartad verksamhet och har cirka 210 medarbetare som består av en verksamhetschef, enhetschefer, verksamhetsutvecklare, dokumentsamordnare, IT-samordnare, medicinska sekreterare samt assistenter/receptionister. Vårt mål är att genom bland annat kompetensutveckling och nya arbetstidsmodeller med gemensamma riktlinjer och rutiner upplevas som en attraktiv arbetsplats för alla våra vårdadministrativa medarbetare. Vårt mål är också att till stor del arbeta förvaltningsövergripande för en utjämnad arbetsbelastning samt att ge en professionell och effektiv service till alla patienter och verksamheter. Vi arbetar för rätt använd kompetens och en skrivsituation som är i fas med ökad patientsäkerhet. Att ge våra studerande en god och bra introduktion i yrket är för oss mycket viktigt.

Arbetsuppgifter
I arbetsuppgifterna ingår att stödja verksamhetschefen i det dagliga arbetet. Mötesförberedelser, kallelse- och protokollskrivning, diarieföring, viss personaladministration i Heroma. I arbetet ingår också att vara dokumentsamordnare samt webbredaktör. Att förnya intranätet och gå in i dokumenthanteringssystemet Sharepoint/SOFIA. Som verksamhetsassistent/dokumentsamordnare har du ett nära samarbete med verksamhetschef och övriga ledningsfunktioner. Du är en del av ledningsgruppen och samordnar den del av verksamhetens administration som inte är patientnära. Du kommer tillsammans med våra verksamhetsutvecklare att vara verksamhetens representant och mottagare av information när det gäller nya administrativa system. Du kommer att utveckla egen kompetens och vara stöd till ledningsfunktionerna i detta. I verksamheten är du ensam i din funktion men har samarbetsytor över hela förvaltningen, mot omvärlden och har omvärldsbevakning. I arbetet ingår även att vid behov resa till övriga sjukhus inom förvaltningen, din placering kommer att vara på Kungälvs sjukhus.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat,

• att stödja verksamhetschefen i det dagliga arbetet
• att självständigt handlägga ärenden på uppdrag av verksamhetschefen och övriga i ledningsgruppen
• att vara sekreterare i ledningsgrupp, lokal samverkansgrupp, MBL och andra möten inom verksamheten
• att handha verksamhetens diarier
• att bistå enhetschefer i administrativa uppgifter
• att bistå verksamhetsutvecklare i administrativa uppgifter                                                                                      

Kvalifikationer
Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning inom administration och information eller likvärdig erfarenhet som vi anser är relevant för tjänsten. Du ska ha några års erfarenhet av kvalificerat sekreterarbete eller motsvarande inom offentlig förvaltning. Du behöver ha lätt att sammanfatta och att uttrycka dig i skrift. Du är strukturerad och har god organisatorisk förmåga samt är van att arbeta serviceinriktat. Du kan planera i förväg samtidigt som du kan tänka om och hitta andra lösningar när det behövs. Det är viktigt att du trivs med att ha mycket kontakter och kan ge ett gott bemötande, du behöver därför ha lätt för att ta kontakt och vara lätt att kontakta. Du skall ha kunskaper om hantering av allmänna handlingar, diarieföring och arkivfrågor samt stor vana att arbeta i Office-paketet, systemet Heroma och fakturasystemet Raindance gärna även diariesystemet Public 360.

För att passa i rollen tror vi att du har förmåga att se helheten och är van att arbeta självständigt. Stor vikt läggs vid dina personliga egenskaper, där god kommunikation, samarbetsförmåga och flexibilitet är viktiga inslag. Vi arbetar i ett högt tempo så du måste vara stresstålig.

Välkommen med din ansökan!