Konferenskoordinator - vikariat

Som konferenskoordinator hos oss bidrar du till att bygga Västra Götalandsregionen som varumärke, för både invånare och medarbetare. Du bidrar med viktig specialistkompetens för effektiva och kvalitativa möten kring planering, koordinering, administration, teknik och produktion.

Arbetsbeskrivning

Vi erbjuder dig en utvecklande och flexibel roll i ett engagerat team, där du kommer att få jobba med uppdrag inom våra olika förvaltningar och bolag rörande deras event och möten. Rollen innebär både självständigt arbete och att vara en god teamspelare, där du bidrar med ditt engagemang och kompetens.

Eftersom vi är en organisation med stor geografisk spridning ingår visst resande inom Västra Götaland. Resor sker enligt vår policy i första hand med buss, spårvagn och tåg, men i vissa fall med bil och därav är det en fördel att du har B-körkort.

Vanligtvis är arbetstiden förlagd till dagtid under måndag – fredag, men kvälls- och helgarbete kan förekomma.

Arbetsuppgifter

Som konferenskoordinator kommer du vara en viktig del i planering, koordinering och utförande av event. 

En stor del av arbetet går ut på att utföra följande arbetsuppgifter:

• Skapa eventsidor
• Bokning av bland annat lokal, logi, transporter, teknik, förtäring, talare för event
• Löpande kommunikation med anläggningar och leverantörer
• Koordinering och information på plats under event
• Utskick och sammanställning av deltagarutvärdering
• Deltagarhantering i system så som Regionkalendern och Trippus

För att ge bra service i rollen som konferenskoordinator behöver du:

• Ha god förmåga att planera och organisera ditt arbete mot uppställda mål
• Vara serviceinriktad, flexibel och proaktiv
• Ha förmåga att arbeta självständigt och i team ha lätt för att skapa nya kontakter
• Ha en kreativ och lösningsorienterad inställning
• Vara noggrann, ansvarstagande och kunna driva ditt arbete framåt 

Vi ser att du har minst en gymnasieutbildning, en eftergymnasial utbildning som är relevant för uppgifterna, samt flerårig erfarenhet från liknande arbetsuppgifter. Vidare har du mycket goda kunskaper i Microsoft 365. 

Då rollen innebär samarbete med många olika leverantörer, kunder och kollegor är det viktigt att du har mycket god förmåga att kommunicera i tal och skrift, både på svenska och engelska. 

Det är meriterande med kunskap om Västra Götalandsregionens organisation, uppdrag och  specifika system. Det är även meriterande att du har kunskaper i konferens-/eventrelaterade program t.ex. Trippus, samt grundläggande kunskaper i digitala mötesplattformar så som Teams.

Vi är en liten arbetsgrupp med stort engagemang varav vi lägger stor vikt på personlig lämplighet.

Rekryteringsprocessen

Tjänsten är ett vikariat på ca 1 år med god möjlighet till förlängning.

Vi ser fram emot din ansökan!