Samordnare

Vill du vara med och bidra till att skapa Sveriges bästa hälso-och sjukvård och ett hållbart samhälle med tillväxt i hela Västra Götaland? Västra Götalandsregionen är Sveriges största offentliga arbetsgivare med ambitionen att bli Sveriges bästa offentliga arbetsgivare. Hos oss får du chansen att utföra ett meningsfullt arbete för samhället och bidra till Västra Götalandsregionens vision ”det goda livet”. På koncernkontoret arbetar vi dagligen med att göra skillnad för patienter, medarbetare, besökare och invånare.

Nu söker vi en samordnare till ett föräldravikariat med fokus på verksamhetsstöd, planering och samordning. Rollen innebär ett nära samarbete med chefer och medarbetare inom koncernkontoret samt kontakter med både politisk organisation och externa parter. Uppdraget är varierat och ställer krav på god struktur, självständighet, hög digital förmåga och serviceförmåga.

Arbetsuppgifter

I rollen ingår bland annat att:

Vara SUPERLITA/LITA på Koncernkontoret. PC-utbytesansvarig KiV Katalog i Väst, administratör E-handelskoordinator. Stöd åt flera förvaltningar som Koncernkontoret stöttar. Planera, samordna och koordinera möten, utbildningar och andra aktiviteter. Lokalsamordning; behörighetshantering mm Ansvara för boknings- och besökshantering (BoB), inklusive: Administrativ hantering av bokningar. Kontakt med interna beställare och externa besökare. Väl insatt i representation och regler kring detta. Svara, tillsammans med annan, för bokningar i representationsvåningen och kringuppgifter kring dessa Ge system- och användarstöd i verksamhetsnära administrativa system. Arbeta med löpande samverkan och kommunikation internt och externt. Bidra till struktur, kvalitet och effektivitet i administrativa processer.

Kvalifikationer

Vi söker dig som uppfyller kraven nedan:

Du ska ha 3-årigt gymnasium med påbyggnad av t ex administration eller ekonomi alternativt 3-årighögskoleutbildning inom offentlig förvaltning eller motsvarande

Du har god kunskap och erfarenhet av att arbeta i SOFIA, Public, BoB m fl aktuella IT-system.

Du har mycket god datavana och är van vid att arbeta i olika digitala system och verktyg. Du sätter dig snabbt in i nya arbetssätt och är inte rädd för att lära dig ny teknik, vilket gör att du lätt anpassar dig till förändrade behov och administrativa processer.

Du uttrycker dig mycket väl på svenska både i tal och skrift och kan anpassa din kommunikation och bemötande efter olika behov och situationer. Du behärskar engelska väl i tal och skrift.

Du har god kunskap om ärendeberedning. Förstår och använder de systemstöd Västra Götalandsregionen tillhandahåller för att skapa underlag för politiska sammanträden och beslut och kunskap om de riktlinjer och rutiner som styr arbetet med ärendeberedning och diarieföring. Har kunskap och färdighet inom det kommunalrättsliga området.

Du är stresstålig, har god simultankapacitet och trivs med att arbeta självständigt. Du tar egna initiativ och driver ditt arbete framåt på ett strukturerat och ansvarsfullt sätt.

För att snabbt kunna komma in i arbetsuppgifterna är det krav att ha erfarenhet av sekreterarskap eller administrativt stöd av liknande slag till chefer eller förtroendevalda.

I rollen ingår bland annat bokning av resor, hotell och konferenser, hantering av kallelser och inbjudningar samt ansvar för inkommande post. Du kommer också att utföra uppgifter av representationskaraktär i vår representationsvåning. Dessutom behöver du ha erfarenhet av ekonomiredovisning och fakturahantering, då detta är en viktig del av arbetet.

Övrigt:

Du måste vara beredd på varierande arbetsuppgifter, både av ad-hoc-karaktär och mer långvariga uppgifter.

Behöver vara beredd att arbeta på andra tider än dagtid, företrädesvis kvällstid och att resor i tjänsten förekommer.

Det är viktigt för oss att du kan arbeta utifrån vår värdegrund:

• Tillsammans gör vi varandra framgångsrika.
• Vi lyssnar in. Vi lyssnar av.
• Feedback bidrar till vår utveckling.

Vad kan vi erbjuda dig?

Ett utvecklande vikariat i en samhällsviktig verksamhet. En roll med brett administrativt ansvar och stor variation. Samarbete med engagerade kollegor i en professionell arbetsmiljö.

Västra Götalandsregionen erbjuder flexibla arbetsformer utifrån verksamhetens förutsättningar och det finns möjlighet att kombinera arbete från våra kontor och på distans.

Övrigt
Tjänsten kan komma att säkerhetsklassas.

Som en av Sveriges största arbetsgivare kan vi erbjuda rätt person goda karriär- och utvecklingsmöjligheter.

Vi eftersträvar jämlikhet för alla medarbetare, att de trivs på arbetsplatsen och värnar om en god balans mellan arbetsliv och privatliv.

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande.

Tjänsten är ett vikariat på cirka 12 mån.

Läs mer om vår verksamhet här: http://www.vgregion.se/om-vgr/