Verksamhetsassistent

Beskrivning
Psykiatrin inom Sjukhusen i väster innehåller både barn- och ungdomspsykiatri och vuxenpsykiatri. Öppenvårdsmottagningar för vuxna finns i Kungälv, Älvängen och Stenungsund och för barn och unga i Kungälv och Stenungsund. Slutenvård och akutmottagning för vuxna finns på Kungälvs sjukhus samt en mottagning med särskilt vårduppdrag vid Angereds närsjukhus. Verksamheten har ett brett specialistpsykiatriskt uppdrag.

Arbetsuppgifter
Som verksamhetsassistent har du ett nära samarbete med verksamhetschef och övriga lednings- och stödfunktioner. Du är en del av ledningsgruppen och samordnar den del av verksamhetens administration som inte är patientnära.

Inom förvaltningen finns ett nätverk för verksamhetsassistenter för alla verksamhetsområden.

Som verksamhetsassistent stöttar du verksamhetschefen i det dagliga arbetet och bistår i arbete med underlag för utredningar, rapporter, statistik och presentationsmaterial. I uppdraget ingår att förbereda och följa upp beslut och åtgärder efter möten, skriva kallelser, mötesanteckningar och protokoll för verksamhetsledning, MBL och skyddskommitté och andra eventuellt förekommande möten.

Arbetsuppgifterna ligger inom flera områden. Verksamhetsassistenten är superuser och administratör för verksamhetens SharePoint-ytor för styrande och stödjande dokument. Det ingår även att vara support för verksamhetens medarbetare och enheternas ytor och ansvara för verksamhetens intranät.

Verksamhetsassistenten är arkivredogörare, vilket innebär att du är verksamhetsområdets kontaktperson i arkivfrågor. I det ingår ett övergripande ansvar för att verksamhetens dokument hanteras i enlighet med gällande lagar och riktlinjer och att diarieföra en del av verksamhetens allmänna handlingar. För dessa områden finns support och möjlighet till stöd i att lära sig det som är nytt.

I arbetsuppgifterna ingår att ansvara för och utveckla verksamhetens administrativa processer. Det ingår också praktiska uppgifter kring arrangemang av verksamhetsledning och andra större möten som du planerar tillsammans med verksamhetschef och övriga stödfunktioner.  

Den nära arbetsgruppen består av verksamhetsutvecklare, läkarchefer och verksamhetschef. Vi sitter nära varandra i vardagen och har mycket kontakt.

Kvalifikationer
I verksamheten är du ensam i din funktion men har samarbetsytor över hela verksamheten, inom övriga sjukhuset och mot omvärlden. Du behöver därför ha lätt att ta kontakt och vara lätt att kontakta.

Dokumentation av möten är en viktig del även om den inte tar så stor del av tiden. Du behöver ha lätt att sammanfatta och att uttrycka dig i skrift.

Vi söker dig som tycker om administration, att hålla ordning på dokument, både papper och digitalt, och som samtidigt har lätt att kommunicera.  Du är van att hantera olika digitala system och program och räds inte att med stöd av kollegor och utbildningsansvariga lära dig nya.

Du behöver ha relevant utbildning för tjänsten, inom administration eller kommunikation. Personlig lämplighet är viktigt.

Personligt
Din närmaste chef är verksamhetschefen som inte alltid är på plats. Du behöver kunna ta eget ansvar för dina arbetsfält och att utveckla ditt eget arbete. Det är ett jobb som kan vara både roligt och intressant, där man blir insatt i verksamheten och får samarbeta med många olika personer och funktioner.

Övrigt
Urval och intervjuer sker löpande.

Kontakt
Om du har frågor är du välkommen att höra av dig till verksamhetschef Eva Blixt, telefon 070-383 11 69.

Välkommen med din ansökan!