Chefssekreterare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Regionhälsan har en styrelse och det är fem nämnder och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen som är våra uppdragsgivare.

Om oss

Den förvaltningsgemensamma administrationen har funktioner som HR, ekonomi, IS/IT, utveckling, kommunikation, kansli och säkerhet. Vårdverksamheterna finns i hela Västra Götalandsregionen och

medarbetarna inom den förvaltningsgemensamma administrationen har placering på fyra lokalkontor placerade i Vänersborg, Borås, Skövde och Göteborg. Din placering kommer att bli på Regionens Hus i Göteborg. Totalt har Regionhälsan ca 1 600 medarbetare.

Om arbetet

Tjänsten som chefssekreterare hos oss är omväxlande - allt från att självständigt handlägga ärenden på uppdrag från förvaltningschefen till mötesadministration, dokumenthantering i programmet Public 360 och hantering av e-post och kalender. Du kommer att vara ett stöd i ärendehanteringen och se till att den fungerar effektivt och rättssäkert. I och med att förvaltningen är relativt ny kommer du vara med att utveckla det administrativa stödet och processerna.

Du sekreterare i förvaltningens ledningsgrupp. Du kommer också att vara ersättare till nämndsekreteraren vid dennes frånvaro. Visst administrativt stöd för förvaltningens stabschefer ingår i tjänsten, liksom arbete med information i samarbete med förvaltningens kommunikatörer. Du kommer att hantera beställningar, fakturor och koordinera resor och möten. Du kommer att delta i ett nätverk för chefssekreterare.

Du kommer även att vara administrativt stöd till införandeprojektet Framtidens vårdinformationsmiljö (FVM) som bl a innebär att man i Västra Götalandsregionen (VGR) kommer att ersätta stora delar av vårdens IT-system för att skapa en ny, modern och gemensam vårdinformationsmiljö där IT-systemet Millennium är navet. FVM är VGR:s viktigaste digitaliseringssatsning och en av VGR:s tre övergripande strategier för att utveckla hälso- och sjukvården. FVM är ett samarbete mellan regionen och alla 49 kommunerna i Västra Götaland och en kombination av Millennium och nya gemensamma arbetssätt.

Som chefssekreterare är du direkt underställd förvaltningschefen. Du kommer att ha ett nära samarbete med kanslifunktionen och övriga stabsfunktioner.

Om dig

Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning med inriktning administration, med flera års erfarenhet av administrativt arbete inom hälso- och sjukvård eller annan offentlig förvaltning. Du har tidigare erfarenhet av att vara ett chefsstöd och att vara den person som är ”spindeln i nätet”.

Du är en viktig representant för förvaltningen både internt och externt, så det är viktigt att du är lyhörd, har ett gott bemötande, en hög servicekänsla och lätt för att samarbeta. Du har förmåga till helhetssyn och tycker om att ta ansvar och egna initiativ och arbeta proaktivt genom att följa upp och säkerställa information. Du är noggrann och har god organisationsförmåga, organiserar ditt arbete självständigt och har förståelse för att saker kan förändras med kort varsel. Som person har du ett lösningsorienterat förhållningssätt och förmågan att prioritera om vid behov.

Du har mycket goda kunskaper i svenska i både tal och skrift. Erfarenhet av arbete i Office-paketet och Public 360 är meriterande.

I och med att du kan komma i kontakt med känsliga uppgifter krävs det att du har en hög integritet. Stor vikt kommer att läggas på personlig lämplighet.

Varmt välkommen med din ansökan!