Verksamhetsassistent välkomnas till Verksamhetsområde Radiologi! - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Verksamhetsbeskrivning

Den radiologiska verksamheten inom Sahlgrenska Universitetssjukhuset har cirka 500 medarbetare och sträcker sig från basal till högspecialiserad vård. Inom radiologin finns sju sektioner/enheter för vård som är buk- och kärl, mammografi, muskuloskeletal, neuro, thorax, östra och ST-läkarna. Dessutom finns två administrativa enheter. Vi har en bra bas för klinisk forskning och vidareutvecklar ständigt vår forskning. Verksamheten för vuxenradiologin är lokaliserad till sjukhusen Sahlgrenska, Östra och Mölndal och ingår i ett gemensamt verksamhetsområde för att främja samarbete. Radiologin är en högteknologisk verksamhet som ständigt utvecklas för att bättre möta dagens och framtidens utmaningar.

Arbetsbeskrivning

Verksamhetsassistenten är direkt underställd verksamhetschefen och är denne behjälplig med att utföra och koordinera administrativa uppgifter. Din roll blir att se till att de administrativa uppgifterna flyter och att ingenting hamnar mellan stolarna.

Du är ett viktigt ansikte utåt för verksamheten. Du hanterar korrespondens, avtal, diarieföring och handlägger självständigt andra administrativa ärenden på uppdrag av verksamhetschefen. Du förbereder verksamhetsmöten med lokalbokningar och utskick, skriver protokoll och minnesanteckningar.

En viktig del i arbetet är att du kommer att ha hand om verksamhetens kommunikation, där arbetet bedrivs i ett eget arbetsutskott. Verksamhetsassistenten är redaktör för verksamhetsområdets nyhetsbrev, administratör för sociala medier och webbredaktör för verksamhetens hemsida.

Du ingår i verksamhetens ledningsgrupp och samverkansgrupp och ansvarar för dokumentationen av dessa och andra möten. Du har också en viktig samordnande funktion för verksamheten. Du kommer även sköta verksamhetens diarier och bistå enhets- och sektionschefer och verksamhetsutvecklare i administrativa uppgifter.

Andra uppgifter rör beställningar av varor och viss ekonomisk uppföljning och fakturahantering. För närvarande används beställnings och fakturahanteringssystemet Proceedo och Raindance.

Arbetet kräver hög kompetens i administrativa programvaror för hantering av dokument som text-, bild- och videofiler i huvudsak inom Office-paketets programvaror. Verksamhetsassistenten är också administratör av verksamhetens samarbetsytor. I rollen ingår även uppgiften att utbilda annan administrativ personal inom dessa kunskapsområden så att man kan ge ett modernt administrativt stöd till verksamheten och dess chefer.

Du kommer att vara involverad i introduktion av nyanställda chefer inom verksamheten och se till att samordna deras introduktion i arbetet.

Kvalifikationer

Du har en eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning och erfarenhet som bedöms likvärdig. Du har flerårig arbetslivserfarenhet inom administration inom hälso- och sjukvård. Du har mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift. Du har goda kunskaper i engelska i tal och skrift.

Du har även god erfarenhet av fakturering och ekonomisk uppföljning. Du är van datoranvändare med mycket goda kunskaper i Microsoft Office-paketet och Outlook. Det är en fördel om du har arbetat med regionens administrativa system för avvikelsehantering, HR, beställningar, fakturor, ekonomiuppföljning, dokumenthantering och så vidare. Exempel på sådana system är MedContolPro, Heroma, Raindance, Cognos, KIV, Sharepoint och diariesystemet Public 360.

Nyfikenhet och villighet att lära sig nya saker är viktiga inslag. Du behöver också vara proaktiv och flexibel. Meriterande är om du har dokumenterad arbetslivserfarenhet av att arbeta som chefsstöd, projektledning och koordinering. Du är serviceinriktad och ansvarstagande. Du hittar arbetsglädje i att underlätta för medarbetare och chefer i verksamheten så att vi tillsammans kan erbjuda bästa möjliga undersökningar, diagnostik och behandlingar till våra patienter. Du vill ha ordning och reda och har förmåga att på egen hand sätta dig in i till exempel aktuella regelverk av betydelse.

Ledaregenskaper och integritet gör att du ibland kan svara på vissa frågor i verksamhetschefens ställe. Din centrala roll och insyn i många frågor kräver diskretion och gott omdöme. På grund av tjänstens karaktär kommer vi att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Varmt välkommen med din ansökan!