Administrativ assistent - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Regionområde Västfastigheter bygg och förvaltning har kundansvar, är representant för fastighetsägaren i frågor som rör regionens fastighetsbestånd och försörjer regionens verksamheter med lokaler. Enhet Administration som är en del av Västfastigheter bygg och förvaltning stödjer regionområdet med likartad, effektiv och kvalitetssäker administrativ kompetens. Vi söker nu en administrativ assistent till vår enhet!

Arbetsuppgifter

På enhet administration arbetar idag 16 personer, som är indelade i team efter kompetensområde. Du kommer att ingå i kompetensteam chefstöd där du tillsammans med dina kollegor arbetar med varierande arbetsuppgifter som kvalificerat administrativt stöd. I din roll kommer du att arbeta som stöd för områdeschef samt flera enhetschefer.

Du arbetar främst med mötessamordning och kalenderhantering, men du ansvarar även för att skriva texter både till ledningen, externa kunder samt för intern kommunikation. Du hanterar och koordinerar mötesbokningar, och ansvarar för förberedelser inför och uppföljning efter mötena. I rollen ingår även att samordna olika styrgrupper inom fastighetsområdet. Vidare administrerar du kallelser, protokoll och presentationsmaterial. Du kommer även att samordna områdesledningsgruppens möten med före-, under- och efterarbete. Även andra arbetsuppgifter ingår, då hela enheten samarbetar för att säkerställa verksamhetens mål. 

Resor inom regionen ingår i tjänsten, vid resor använder vi gärna kollektivtrafiken. Placering är på Regionens hus i Skövde.

Kvalifikationer

Vi söker dig med minst tvåårig eftergymnasial utbildning inom administration eller likvärdig inriktning, alternativt gymnasieutbildning som tillsammans med relevant arbetserfarenhet inom administration bedöms likvärdig. Du har mycket goda kunskaper i Office-paketet, och har erfarenhet av att ha arbetat som chefsstöd åt ledningsgrupper. För att lyckas i rollen ser vi att du tidigare arbetat i en politiskt styrd organisation, samt har kunskap och erfarenhet av administrativt arbete och mötessamordning. 

Då du i din roll har många kontaktytor ser vi att du har mycket god samarbetsförmåga och ett helhetstänk där du bidrar till regionområdets gemensamma mål. Du kommunicerar väl på svenska i både tal och skrift. Vidare är du serviceinriktad och har ett proaktivt förhållningssätt och förståelse för vad som behöver prioriteras. 

Har du tidigare erfarenhet av arbete i Canea eller Public360 är detta meriterande.

Rekryteringsprocessen

Tjänsten kan komma att placeras i säkerhetsklass. Det innebär att säkerhetsprövning och registerkontroll kan komma att genomföras i enlighet med bestämmelser i säkerhetsskyddslagen före anställning.

Varmt välkommen med din ansökan senast den 23 april.

Vårt erbjudande

Vi erbjuder dig en utvecklande arbetsplats där du får introduktion, utbildning och bra anställningsvillkor. Hos oss får du chansen att utföra ett meningsfullt arbete för samhället. Tillsammans med kompetenta och inspirerande kollegor är du en del av en verksamhet som ständigt utvecklas. Hos oss har du som medarbetare inflytande över din arbetssituation, känner trygghet och delaktighet.