Administrativ koordinator - Vikariat

Om verksamheten

Västfastigheter ansvarar för att utveckla, leda och förvalta fastigheter inom Västra Götalandsregionen. Drifts ledningsfunktion arbetar strategiskt med att styra, leda och utveckla regionområdet för fastighetsdrift och säkerställer att våra verksamheter får de bästa förutsättningarna att fungera. Här arbetar vi nära chefer och ledning och driver utveckling genom samverkan, digitalisering och strukturerat ledningsarbete.

Vi erbjuder en arbetsplats där du får kombinera administrativ skicklighet med viktiga insatser för regionens samhällskritiska fastigheter.

Om arbetet

Som administratör i drifts ledningsfunktion blir du en central del av verksamhetens stödstruktur. Du bidrar till ett effektivt ledningsarbete och skapar goda förutsättningar för verksamhetens chefer genom att:

• Delta aktivt i ledningsgruppens arbete

• Administrera digitala förvaringsytor och hantera dokument

• Ge kvalificerat administrativt stöd till chefer i ledande befattningar

• Bereda ärenden och ta fram underlag inför möten

• Koordinera möten och föra digitala mötesanteckningar

• Boka resor, fordon, konferenser och lokaler

• Medverka i processteamarbete och verksamhetsutvecklingsinsatser

• Ha telefonkontakter och följa upp olika ärenden

• Hantera och publicera styrande dokument

• Bidra till framtagande av nyhetsbrev och informationsmaterial

• Diarieföra dokument och arbeta i Public 360

• Hantera fakturor

Rollen innebär ett varierat arbete med stort ansvar där du får möjlighet att bidra både strategiskt och operativt. Tjänsten avser ett vikariat på ett år.

Om dig

Vi söker dig som trivs i en digital arbetsmiljö där flexibilitet, ordningssinne och servicekänsla är centralt. För att lyckas i rollen behöver du ha en hög mognad i ditt digitala arbetssätt och förstå värdet av att ge professionellt stöd till chefer på ledningsnivå.

Du har:

• Gymnasial utbildning

• Mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift

• Mycket hög digital kompetens och god vana av Officepaketet

• Erfarenhet av att arbeta i digitala verktyg

• B-körkort

Meriterande är:

• Dokumenterad utbildning eller erfarenhet inom administration

• Erfarenhet av arbete i ledningsgrupp

• Kunskaper inom digital informationshantering, gärna i SOFIA

Som person är du strukturerad, självgående och trygg i rollen som stöd till chefer. Du har lätt för att skapa goda relationer och trivs i ett arbete där du samarbetar men även tar eget ansvar.

Rekryteringsprocessen

Tjänsten kan komma att placeras i säkerhetsklass. Det innebär att säkerhetsprövning och registerkontroll kan komma att genomföras i enlighet med bestämmelser i säkerhetsskyddslagen före anställning. 

Välkommen med din ansökan!